Pelatihan Karyawan Melalui Training Need Assessment Menggunakan Tahapan, Metode serta Analisa untuk Kebutuhan Peningkatan SDM

Training need assessment merupakan sebuah analisa kebutuhan di tempat kerja yang secara spesifik digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas untuk mewujudkan tujuan organisasi. TNA akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi keperluan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang ada. 

Fungsi TNA adalah untuk mengumpulkan informasi terkait keterampilan, pengetahuan dan sikap pekerja, pengumpulan informasi terkait konteks pekerjaan dan konten pekerjaan, identifikasi kinerja aktual dan kinerja standar sesuai rincian, perlibatan stakeholders serta memberikan dukungan, dan pemberian data selama perencanaan kebutuhan

Jenis-jenis TNA

Berikut adalah dua jenis TNA, yaitu:

1. TNA reaktif

TNA reaktif untuk mengantisipasi kinerja karyawan, TNA menjadi lebih objektif dengan perbedaan persepsi antar pengambil keputusan terhadap kesenjangan kinerja aktual dan kinerja standar.

2. TNA proaktif

TNA proaktif dalam menjawab perilaku untuk kinerja aktual yang telah ditentukan sehingga karyawan akan sesuai dengan standar. TNA proaktif terdiri atas pendekatan preventif dan pendekatan pengembangan.

Pendekatan preventif dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pekerja akan memenuhi setiap kinerja yang diharapkan sesuai pekerjaan dan pendekatan pengembangan ditujukan untuk hasil dari persepsi manajer sebagai supervisor dalam menilai kemampuan karyawan di masa yang akan datang sehingga karyawan dapat diposisikan ke jenjang yang lebih tinggi.

Pendekatan penilaian yang digunakan dalam training need assessment adalah supply-led approach yang menekankan kepada kebutuhan pelatihan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan ruang lingkup organisasi. 

Penilaian demand-led approach merupakan pendekatan untuk menghadapi persoalan perusahaan dalam dunia usaha sehingga keterampilan karyawan dapat digunakan untuk mengantisipasi berbagai permasalah terjadi di masa depan melalui orientasi tujuan dan proses kerja efisien dan efektif.

Penilaian centered approach yang dikembangkan untuk berfokus pada kebutuhan individu tanpa berkonsentrasi dengan efektivitas perusahaan.

Tahapan-tahapan TNA

Berikut adalah tahapan dalam TNA:

1. Analisa performance

Tahapan ini untuk menganalisa kesenjangan antara kemampuan karyawan dengan performa, HRD akan melakukan pembandingan kinerja sesuai dengan produktifitas perusahaan.

2. Analisa akar masalah

Tahapan ini digunakan untuk melihat keterampilan karyawan dengan performa, analisa ini untuk membuat analisa penyebab terhadap gap yang terjadi, analisa ini membutuhkan insentif, sumber daya, kemampuan, saran dan kritik serta motivasi.

3. Analisa kebutuhan

Analisa ini biasanya yang dibutuhkan untuk melihat akar masalah terhadap kesenjangan gap yang mencakup analisa terhadap pekerjaan, profil, tanggung jawab, keuntungan dan lingkungan kerja.

4. Ketentuan hukum

Tahapan ini berkaitan dengan hukum yang berlaku sehingga setiap training untuk karyawan tidak bertentangan dengan hukum yang telah ada.

5. Rekomendasi hasil rancangan

Tahapan ini digunakan terhadap hasil rancangan yang akan disampaikan kepada pimpinan.

6. Melakukan peninjauan kembali

Tahapan TNA yang terakhir adalah melakukan peninjauan kembali dengan menganalisa kebutuhan training karyawan sehingga akan memunculkan hasil dari evaluasi rencana karyawan yang tepat di masa yang akan datang.

Untuk menyusun sumber serta metode dalam TNA dibutuhkan sumber tertulis yang berasal dari dokumen karyawan berupa surat permohonan pelatihan, alasan meninggalkan organisasi, keluhan karyawan, uraian dari pekerjaan, spesifikasi, laporan analisa pekerjaan, catatan batas waktu akhir, keluhan pelanggan, peralatan dan tes pekerjaan. 

Sumber lain yang dibutuhkan dalam metode TNA adalah karyawan, pelanggan, manajemen dan konsultan. Untuk metode pengumpulan data dalam TNA digunakan wawancara secara kelompok maupun individu, kuesioner, FGD, pengamatan, analisa pekerjaan, tes dan ujian. 

Berikut adalah cara melakukan analisa kebutuhan terhadap pelatihan karyawan:

• Mengidentifikasi yang ingin dicapai.

• Mengidentifikasi tugas utama dari analisa.

• Pembagian tugas utama dalam subtugas.

• Mengidentifikasi terkait ketersediaan sumber daya manusia.

• Mengidentifikasi sumber daya manusia yang mampu melaksanakan tugas.

• Mengulas ulang time frame dan jadwal yang telah disusun.

• Melakukan penjadwalan sumber daya manusia untuk melaksanakan tugas dalam bingkai waktu yang dibuat.

• Mengulas ulang rencana dalam meyakinkan seluruh tindakan untuk seluruh tujuan.

• Melakukan perbaikan rencana sebelum melakukan analisa.

Analisa kebutuhan bertujuan untuk memperhitungkan kebutuhan dan dukungan terhadap training karyawan. Identifikasi analisa organisasi meliputi strategi dan tujuan organisasi, kesadaran terhadap sumber daya organisasi, budaya organisasi dan kendala lingkungan.

Untuk analisa kebutuhan jabatan bertujuan untuk memeriksa jabatan yang dikerjakan, kewajiban dan tugas terhadap organisasi yang mendukung pekerjaan untuk menentukan pelatihan. Tujuan analisa ini untuk mengisolasi syarat khusus pekerjaan. 

Untuk mendapatkan training need assessment yang dibutuhkan untuk pekerjaan, Anda dapat mengunjungi pelatihan Prasmul-ELI yang menawarkan pelatihan khusus untuk meningkatkan kemampuan dan kinerja sumber daya manusia. Semoga bermanfaat!